La Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP), en su calidad de Órgano Rector del Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas (SNCCP), indicó ante las venideras elecciones que es fundamental que durante el periodo electoral, las Máximas Autoridades Ejecutivas, lleven a cabo un seguimiento más riguroso de todos los procedimientos de compras y contrataciones.
Esto incluye asegurar el cumplimiento estricto de las normativas vigentes en todas las fases de los procedimientos. Esta supervisión activa se vuelve esencial para garantizar la transparencia en los procesos de adquisición y para asegurar que se brinden igualdad de oportunidades a todos los proveedores involucrados.
En interés de que las instituciones públicas gestionen sus procedimientos de compras y contrataciones públicas conforme a las disposiciones de la Ley 340-06 y sus modificaciones y su reglamento de aplicación, durante el periodo electoral, correspondiente a este año 2024, la DGCP consideró oportuno indicar en segundo lugar, que el Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) es un instrumento de gestión que tiene como objetivo principal planificar y programar las adquisiciones y contrataciones que una institución llevará a cabo a lo largo de un año. Este plan es esencial para asegurar la transparencia, eficiencia y eficacia en los procedimientos de compras y contrataciones, así como para cumplir con los objetivos institucionales.
En este contexto, es fundamental que las instituciones contratantes, con el fin de asegurar la alineación del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) con el Plan Estratégico Institucional y los Planes Operativos, consideren lo siguiente:
1) Coherencia con el Plan Estratégico Institucional: El PACC debe estar alineado con los objetivos y metas establecidos en el Plan Estratégico Institucional (PEI). Esto implica que las compras y contrataciones planificadas deben contribuir directa o indirectamente al logro de los objetivos estratégicos de la institución.
2) Alineación con los Planes Operativos: El PACC debe reflejar las necesidades operativas y los proyectos específicos de cada área o unidad organizativa. Se debe coordinar con los diferentes planes operativos para asegurar que las compras y contrataciones estén en línea con las actividades planificadas.
3) Reflejo de Prioridades y Necesidades: El PACC debe reflejar las prioridades y necesidades identificadas en el PEI y los planes operativos. Esto asegura que los recursos se asignen de manera estratégica para lograr los resultados deseados.
La tercera recomendación que realizó la DEGCP es sobre los procedimientos de excepción, los cuales no pueden ser utilizados para vulnerar los procedimientos de selección establecidos en el artículo 16 de la ley 340-06 y sus modificaciones, más aún, cuando debido a la complejidad, el objeto y tiempo estimado de entrega del bien, servicio u obra a contratar, la institución requiera necesariamente otorgar a los oferentes interesados tiempo suficiente para poder elaborar sus propuestas y posteriormente ser evaluadas.
“En tal sentido, previo a hacer uso de las excepciones, las instituciones deberán determinar si el bien, servicio u obra a contratar reúne los requisitos o no para ser considerada dentro de la modalidad de contratación extraordinaria diferente a los procedimientos ordinarios”.
Sobre el cumplimiento estricto del cronograma establecido en los procedimientos de compras y contrataciones, exhortaron la fidelidad del cronograma de actividades, respetando al momento de su elaboración, los plazos legales establecidos para cada modalidad de selección, los cuales son mínimos, por tanto, deben ser adecuados por la institución contratante, tomando en consideración la complejidad de la contratación, y el tiempo que necesitaran los proveedores para preparar sus ofertas y el tiempo de evaluación de los peritos.
Es importante destacar que se debe especificar las fechas para la adjudicación, notificación y firma de contrato en el cronograma inicial incorporado en los pliegos de condiciones y sus modificaciones, para asegurar el cumplimiento de los plazos mínimos legales establecidos en la normativa.
En quinto lugar, llaman a las organizaciones que publiquen de manera inmediata los procesos de compras en los portales institucionales, para garantizar la transparencia y la publicidad en los procesos de adquisición. Desafortunadamente, se ha observado que algunas instituciones demoran hasta un mes en actualizar sus procedimientos de compra en sus sitios web, generando así un vacío en la transparencia. Esta demora no solo propicia malentendidos, sino que también puede afectar negativamente la reputación y la gestión administrativa de la entidad.
Sobre el Monitoreo preventivo realizado por la Dirección
La DGCP recordó la importancia de acoger las recomendaciones enviadas a través del monitoreo preventivo de los procedimientos de contratación sujetos al ámbito de aplicación de la ley núm. 340- 06 y sus modificaciones, atribución que tiene la Dirección General de velar por el cumplimiento de la normativa vigente, especialmente en la eficiencia y transparencia de las contrataciones públicas, concomitantemente con los principios que regulan el sistema.
Dentro de las recomendaciones más importantes a tomar en cuenta a través de los monitoreos se encuentran:
- • Uso Incorrecto de la modalidad de los procesos ordinarios/excepción.
- • Falta de Publicidad de los procesos en el Portal transaccional y en su portal institucional.
- • Debilidad en los informes justificativos de aprobación de los procedimientos de excepción.
- • Ausencia de plazos razonables en el cronograma de los procedimientos de excepción competitiva.
- • Direccionamiento de las compras.
- • Falta de criterios de evaluación claros de la oferta técnica/ económica /Criterio de adjudicación.
Atención a las alertas de monitoreo automatizadas que llegan a sus unidades de compra
La importancia de atender las alertas de monitoreo automatizadas en sus unidades de compra es primordial. Las instituciones deben estar vigilantes y actuar de manera meticulosa ante las notificaciones enviadas por el Sistema de Alerta Preventiva y Reactiva, ya que este sistema desempeña un papel crucial en el seguimiento de sus procesos de adquisición, y hace un énfasis particular en las alertas asociadas a los proveedores participantes en los procedimientos de compras.
Dichas alertas incluyen, pero no se limitan a, ofertas y adjudicaciones a proveedores con relaciones existentes, documentación caducada y certificaciones Mipymes desactualizadas. Todas estas notificaciones son esenciales para llevar a cabo una adecuada diligencia debida y son especialmente cruciales en aquellas instituciones que, por su naturaleza, tienden a recibir un volumen significativo de propuestas en sus procesos de compra. Las alertas proporcionan una valiosa guía inicial para la investigación, facilitando el trabajo de los peritos evaluadores en la identificación y manejo de posibles riesgos o irregularidades.
Respuestas a las Impugnaciones, evitando el silencio administrativo
A los fines de garantizar la tutela judicial efectiva a los proveedores que impugnen ante las instituciones contratantes, con el fin de defender un derecho afectado las instituciones públicas de conformidad con lo previsto en la normativa, deben de agotar el debido procesos y los plazos razonables para responder la referida acción administrativa para así evitar la inactividad formal de la administración, que trae como consecuencia el silencio por parte de la administración respecto de la impugnación presentada.
Recepción de Bienes y Servicios
Las instituciones públicas deben asegurar el buen gerenciamiento del contrato a través de recepciones, conforme a la facturación, adendas y evaluación. Sobre todo, tomando en cuenta que los mismos cumplan con las características técnicas, y la estricta adhesión a los plazos identificados en el pliego de condiciones y en las cláusulas establecidas en el contrato, es decir, el proceso de recepción de bienes y servicios requiere una supervisión detallada, minuciosa y exhaustiva.
Para tales fines, las instituciones deben de realizar su plan de recepción y gerenciamiento del contrato dependiendo del bien, servicio u obra contratada. Este procedimiento no solo asegura el cumplimiento de los términos acordados, sino que también previene posibles irregularidades administrativas, garantiza la utilización efectiva y eficiente de los recursos públicos, y fomenta la transparencia y la rendición de cuentas en la gestión
